Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. INTRODUCCIÓN

Nuestro Sitio está protegido con una amplia variedad de medidas de seguridad, en las cuales empleamos otros mecanismos para asegurar que la información y los Datos Personales que usted proporciona no sean extraviados, mal utilizados o modificados inapropiadamente. Esos controles incluyen políticas de confidencialidad y respaldo periódico de bases de datos. El Tratamiento de Datos Personales se realiza de acuerdo con la normativa aplicable a la protección de Datos Personales contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y por toda otra Ley, decreto o regulación que la modifique, reglamente o derogue.

2. OBJETIVO

OK ONE GROUP S.A.S (La Compañía), en el desarrollo de sus actividades comerciales, ha diseñado su política para el tratamiento de los datos personales, la cual refleja los principios y reglas establecidas en el Régimen General de Protección de Datos Personales con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los titulares de información personal.

Está política, ha sido elaborada con el fin de acogernos bajo parámetros de autorregulación a un proceso integral para todas las interacciones que tengamos con nuestros colaboradores, respecto del tratamiento de datos personales que respete todos los derechos y garantías en cuanto a privacidad de los titulares sobre los que tratamos datos personales. Fue la Constitución de Colombia la que en su Artículo 15 ha erigido como derecho constitucional la protección de sus datos personales. Así mismo, mediante la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 – Hoy contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto único 1074 de 2015 del sector Comercio, Industria y Turismo, se desarrollaron el marco general de protección de datos en Colombia.

3. ALCANCE

Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de la Compañía, sus directores, administradores, colaboradores y los demás terceros quienes la representan o actúan por ella, o con los que la Compañía tiene algún tipo de vínculo, sea legal, comercial o convencional. 

Todos los Colaboradores de la Compañía, deben observar, respetar, cumplir y hacer cumplir esta Política en el desarrollo de sus funciones.

4. DEFINICIONES
  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

  • Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  • Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

  • Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

  • Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

  • Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

  • Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. PRINCIPIOS. 

En virtud de lo dispuesto por la normatividad vigente, la Compañía ha incorporado a la Política, los principios generales relativos al tratamiento de datos personales. De esta manera, estos principios ostentan una aplicación general que abarca de manera transversal todo el contenido de la Política. Dichos principios fundamentales son tomados del Artículo 4° de la Ley 1581 de 2012.

6. VIGENCIA Y APLICACIÓN. 

Las Bases de Datos y la Política tendrán un período de vigencia indeterminado, de conformidad con la duración del objeto social de la Compañía.

La Política aplicará para el tratamiento de las Bases de Datos en las cuales la Compañía tenga la calidad de Responsable y/o Encargado, a partir de la fecha de su publicación, dejando sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias.

Dado lo anterior, toda situación que no se encuentre revista en la Política, se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia y la demás normatividad aplicable sobre la materia.

7. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

El Usuario declara haber sido informado (a) por OK ONE GROUP S.A.S. (Responsable del tratamiento) de lo siguiente: (i) Los datos suministrados en este documento serán tratados para los siguientes propósitos: Enviar o utilizar la información para fines contractuales, de atención al cliente, de marketing (tales como análisis de consumos, trazabilidad de marca entre otros), Comerciales, (tales como beneficios, promociones, descuentos, campañas vigentes, eventos promocionales, escritos, imágenes, mensajes de datos, marcas aliadas y programas de las marcas propias o de los aliados entre otros), actualizar datos y brindar información relevante; De consulta para responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, la realización de estudios con fines estadísticos, de conocimiento del cliente. De Información, para informarles a los usuarios de los datos sobre novedades, productos, servicios y ofertas especiales, para el desarrollo de actividades relacionadas con servicios de atención telefónica, cobranzas u otros de naturaleza similar. Permitiéndole transferir o transmitir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos o comerciales que operen o no en otra jurisdicción o territorio Colombiano. (ii) Consiento y autorizo de manera expresa e inequívoca que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento. (iii) En caso de no ser resuelta mi solicitud directamente, y subsidiariamente, tengo derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, acorde con la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias; (iv) Mis derechos y obligaciones, los puedo ejercer observando estrictamente la Política de Tratamiento de Datos de OK ONE GROUP S.A.S. Disponible en supershop.com.co y comunicándome al correo electrónico supershop@okonegroup.com

8. POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
8.1. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales de clientes, proveedores, contratistas, empleados, ex empleados, que en adelante se recojan o que se encuentren en nuestras bases de datos serán tratados con las siguientes finalidades:

Clientes: OK ONE GROUP S.A.S., usará la información que suministre para: 1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con OK ONE GROUP S.A.S., en especial trámites administrativos de creación, inscripción financiera y giro, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por ella que haya o no adquirido o, respecto de cualquier relación contractual subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas; 2. gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de la compañía, así como sus aliados comerciales; 3. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la compañía posea un vínculo contractual de cualquier índole. 4. Dar a conocer, transferir y/o transmitir los datos personales de los titulares dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, para la presentación de los servicios respectivos o en virtud de acuerdos o alianzas comerciales. 5. Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicio técnico, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa. 6. Para el envío y recepción de mercancías o material publicitario de acuerdo a los requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de la compañía. 7. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades. 

Proveedores, contratistas: OK ONE GROUP S.A.S., usará la información que suministre para: 1. realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales. Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores. 2. Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores. 3. Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales. 4. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios. 5. Control y pagos por los bienes y servicios recibidos. Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores. 6. Consultas, auditorías y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas. 7. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

Empleados, ex empleados y aspirantes a vacantes laborales: La información recolectada es utilizada para realizar un proceso de análisis, evaluación y selección del personal a laborar en la compañía. En casos específicos, se requerirán los datos familiares, para gestiones ante cajas de compensación y afiliaciones al sistema general de salud. Los datos recogidos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos; entre ellas, hacerles partícipes de las actividades que se brinden al interior de OK ONE GROUP S.A.S. En particular las finalidades serán: 1. Evaluar las condiciones de empleabilidad, suficiencia y pertinencia para determinado cargo. 2. Realizar estudios de seguridad (visitas domiciliarias, exámenes médicos de ingreso y salida, referenciaciones y otros). 3. Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por la empresa con los empleados titulares de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo. 4. Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo. 5. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el empleado. 6. Realizar estudios internos sobre los hábitos del empleado titular de la información para programas de bienestar corporativo. En virtud de lo anterior, el empleado(a), autoriza a OK ONE GROUP S.A.S. para tratar los datos personales que se suministren en desarrollo de la relación laboral, durante todo el tiempo de permanencia en la entidad y después de terminada la relación siempre y cuando exista un deber de conservación legal o contractual por parte de OK ONE GROUP S.A.S. La autorización de tratamiento de datos personales se otorga por parte del empleado dentro de lo descrito en la presente Política de Protección de Datos Personales, que es conocida y se ajusta a lo prescrito en la ley 1581 de 2012. Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluido en las mismas. Para las personas que no son seleccionadas, se conservará su información con el fin de ser analizados a futuro en vacantes diferentes a las inicialmente aplicadas.

Datos Sensibles: Con ocasión del tratamiento de datos de empleados, ex empleados y aspirantes a vacantes laborales podrán tratarse datos personales sensibles, los cuales se administrarán bajo las condiciones señaladas en la presente Política y bajo autorizaciones expresas de cada uno de los titulares de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

8.2. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de OK ONE GROUP S.A.S., tienen los siguientes derechos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a OK ONE GROUP S.A.S., para su recopilación, almacenamiento o tratamiento, salvo cuando se exceptúa expresamente como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c. Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por OK ONE GROUP S.A.S., o el encargado del tratamiento, previa solicitud.

d. Mediante reclamo presentado conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de OK ONE GROUP S.A.S., y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral-4., de la presente Política.

e. Acceder en forma gratuita una vez al mes a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

8.3. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

OK ONE GROUP S.A.S., garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los titulares será el área de SERVICIO AL CLIENTE o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargada del tratamiento, dependencia que una vez reciba estas comunicaciones, entrara a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberá dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales OK ONE GROUP S.A.S., garantiza, que existen diferentes canales de comunicación para el ejercicio de los derechos de los titulares.

Los canales para el ejercicio de los derechos son: Datos de contacto. Dir.: Cra 51 No. 183 – 17 Colombia, Bogotá; Telefono: 57 (314) 232 8013; Sitio web: https://supershopcolombia.com/; e-mail: servicioalcliente@supershop.com.co // supershop@okonegroup.com.

OK ONE GROUP S.A.S., tiene plena libertad de habilitar nuevos canales que le faciliten el ejercicio de este derecho.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Así mismo garantizamos el derecho de reclamo, para la corrección, actualización o supresión de la información contenida en las bases de datos, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

i. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

ii. Si por alguna circunstancia OK ONE GROUP S.A.S., recibe un reclamo dirigido a otra organización, informará de la situación al reclamante para que tome las acciones pertinentes.

iii. Recibida la reclamación de forma completa, incluirá en la base de datos que mantiene OK ONE GROUP S.A.S., una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

iv. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.3.1. Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los titulares:

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los canales habilitados por OK ONE GROUP S.A.S., señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:

  1. El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.

  2. Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.

  3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

  4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

  5. OK ONE GROUP S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

8.3.2. Supresión de Datos:

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a OK ONE GROUP S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

  • Haya dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por OK ONE GROUP S.A.S. El titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

  • Obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

  • Sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, OK ONE GROUP S.A.S., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

8.4. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, OK ONE GROUP S.A.S., ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas, sus protocolos y procedimientos están contenidos en los respectivos documentos de seguridad de la información, los cuales tienen carácter reservado al uso interno de la organización.

8.5. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE OK ONE GROUP S.A.S.

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con OK ONE GROUP S.A.S., la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir información personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con OK ONE GROUP S.A.S.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, OK ONE GROUP S.A.S., tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia con OK ONE GROUP S.A.S., y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

OK ONE GROUP S.A.S., también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales y civiles, y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, teniendo en cuenta que es necesario o apropiado para:

  • Cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia.

  • Cumplir con procesos jurídicos.

  • Responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno nacional y distinto a las de su país de residencia.

  • Hacer cumplir los términos y condiciones publicados en el sitio web Supershopcolombia.com.

  • Proteger las operaciones del sitio web Supershopcolombia.com.

  • Proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros.

  • Obtener los recobros o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

8.6. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS:

El periodo de vigencia de las bases de datos será el mismo periodo de vigencia de la sociedad OK ONE GROUP S.A.S., salvo aquellas bases cuya finalidad sea para una actividad puntual de única vez y su vigencia será hasta la finalización de dicha actividad.

8.7. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

De acuerdo al artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 del 2015, todo responsable y encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que “dará trámite a las solicitudes de los titulares”, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 1581 del 2012, por lo tanto OK ONE GROUP S.A.S. ha designado como Oficial de Protección de Datos al Gerente General.

8.8. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente política rige a partir del 26 de abril de 2021.

Cuándo los términos de la política de privacidad cambien en lo esencial, por regla general se obtendrá una nueva autorización en la forma establecida a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de: La web https://supershopcolombia.com/ Correo electrónico enviado a los titulares, en el caso de que existan titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o que no sean posible contactar, se comunicará a través de llamadas telefónicas.

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